Tehtävät tykkää kun niitä tehdään.

Pitkään, siis todella pitkään ajattelin pysyväni kaikkien tehtävieni tasalla ihan vain pitämällä kaikki tulevat ja menevät puuhat päässäni. Oli kyse sitten työprojektien deadlineista tai jonkin sivuston otsikoiden fontin muutoksesta tai vaikka ihan arkisemmistakin asioista kauppalistoista harrastusten ajankohtiin. Tehokkuutta päässäpitäminen kuitenkin vain laski. Hyvinhän ne kaikki pienetkin puuhat päässä kyllä pysyvät vieläkin mutta  yritystä pyörittäessä on tullut huomattua että tehtävälistoille on ilmaantunut aitoa tarvetta. Ei niinkään sen vuoksi etteikö muistaisi vaan sen vuoksi ettei tarvitsisi muistaa jatkuvasti. Jo yksittäisessä mainoskampanjassa, verkkosivustossa, verkkokaupassa tai vaikka videoeditointiproggiksessa on sen verran monta pienen pientä asiaa isojen seassa pyörimässä – vaikkapa juurikin tuollaisia fontin muutoksia tai “lisää footeriin teksti nanonano”-tyyppisiä joiden päässä pitäminen jo itsessään vie kapasiteettia itse tekemiseltä.

Siispä To-Do -sovellusten kimppuun

Ensimmäinen “sovellus” oli ihan perinteinen pieni vihko ja kynä, mutta hyvin nopeasti huomasin että Se Vihko ja Se Kynä olivat juuri Niiden Toisten Housujen taskussa. Tai ainakin kynä. Tai se vihko. Lisäksi käyttöliittymä oli hieman heikohko. Sivujen ollessa täynnä sekä tehtyjä (yliviivattuja tai oikein -merkillä tehdyiksi merkittyjä) että tekemättömiä tehtäviä ei lista ollut muutaman päivän jälkeen enää kovin luettava. Lisäksi aivan varmasti jossain oli vielä se yksi lappu jossa olivat ne värikoodit siihen oikeanpuoleiseen laatikkoon siinä yhdessä sivustossa. Siispä siirtymä sovellusten digiversioiden maailmaan oli väistämätön. Puhelimen löytyessä nykyään jatkuvasti jollei raajaan liimattuna, niin ainakin välittömästä läheisyydestä, vihkon ja kynän pulma poistuu kuin itsestään. Ensin kokeilin Googlen Keep:iä joka ei ajanut asiaansa. Eikä ajanut iPhonen Muistutukset -sovelluskaan. Ei Any.do. Evernote, OneNote tai Wunderlist, monesta muusta puhumattakaan. Missään vain ei tuntunut olevan Sitä Jotakin jolla saisi itsensä sitoutettua niiden käyttöön. Kätevyys omiin tarkoituksiin ei nostanut päätään. Todoist:iin olin tutustunut jo aiemmin mutta silloin tägit ja projektit tuntuivat turhilta, käyttöä turhaan monimutkaistavilta kilkkeiltä. Molemmat kuitenkin paljastuivat ominaisuuksiksi joista on todella paljon hyötyä kun tehtäviä tarvitsee kohdentaa muuhunkin kuin kategoriaan “Yleiset”. Todoist on vieläpä jälleen näppärästi saatavilla puhelimeen, pädiin, läppäriin ja tietenkin myös nettiversiona. Todoistissa pidän erityisesti määräajoista, muistutuksista sekä yksinkertaisesta tehtävänsyötöstä. Mutta koska Todoist ei ole itsessään täydellinen, käytän ohessa myös Trelloa joka myös on saatavilla kaikkiin käyttämiini ympäristöihin. Trello tuo kanban -taulut käyttööni joka taas osaltaan helpottaa tulevien, menossaolevien ja tehtyjen tehtävien seuraamista tuoden peliin mukaan visuaalisuuden joka itsellä auttaa hahmottamaan tilanteen paremmin.

Jos se tuntuu toimivan, se toimii

Nykyisin teenkin usein niin että päähän pälkähtävän tehtävän ilmaantuessa kirjaan sen hetimiten Todoistiin puhelimella/pädillä ja avatessani läppärin kannen heitän töihin liittyvät tehtävät soveltuvin osin asiakkuuksien alaiseen Trello -tauluun joka on jaettu ko. asiakkaan kanssa. Työhön liittymättömät joko jätän Todoistiin tai siirrän kalenteriin. (Kalenterina käytän Applen Kalenteria, johon palasin kokeiltuani siinäkin erilaisia Sunrisesta Googlen kalenteriin.) Trellon avulla sekä minä että asiakas pysymme näppärästi kärryillä siinä missä mennään ja asiakas voi lisäillä muutos- ja ominaisuustoiveensa suoraan Tulossa -tauluun, josta nostelen kortit Menossa -kohtaan kun rupean niitä työstämään. Lisäksi kommentointi, tarkistuslistat ja muut lisäominaisuudet Trellossa pääsevät oikeuksiinsa. En osaa sanoa miksi, mutta en ole vielä saanut opetettua itseäni kirjaamaan tehtäviä suoraan Trelloon? Toisaalta, miksi pitäisi. Tärkeintähän on että päästä kaikki irtotauhka on ylhäällä ja aidosti tallessa. Tehtävien kirjaamisen tavan opettelu ei omalla kohdallani ollut mitenkään helppo, melko itsepäisesti sitä vain yritti pitää asiat mielessään, muutosvastarinta onneksi taipui pikkuhiljaa huomattuani kuinka paljon kevyempää on kun ei tarvitse pallotella jatkuvasti takaraivossa niitä kaikenlaisia tehtävänmurusia.

Kommentointi on suljettu, mutta paluuviitteet ja päivitysilmoitukset ovat avoinna.